Événements

Un événement est un fait se déroulant entre deux dates.
Un événement peut être privé - il n'est visible que par son créateur - ou public. Un événement public peut être partagé sur le site web et permettre les inscriptions.
Un événement peut également être associé à une ou plusieurs réservations d'articles.

Événements

1. Allez dans la liste des événements, cliquez sur Ajouter Événement.
2. Renseignez la première section en remplissant les champs suivants :
   • Ajoutez le Sujet
   • Définissez une Catégorie d'événement : L'évenement peut être une réunion, un événement, un appel, l'envoi d'un email, autre.
   • Sélectionnez un Type d'événement : Il peut être public ou privé
   • Indiquez Commence le : Indiquez la date de début
   • Indiquez Termine le : Indiquez la date de fin
   • Pour voir le Statut : Visualiser le statut de votre événement
   • Toute la journée : Cochez la case si votre événement dure toute la journée.
   • Répéter cet événement : Cochez la case pour répéter cet événement. Une fenêtre s'ouvrira et vous allez pouvoir indiquer la fréquence, répété jusqu'au, intervale de fréquence.
   • Synchroniser avec Google Agenda : Cochez la case pour synchroniser l'événement sur Google Agenda.

Caractéristiques

Participants

Dans cette section, vous avez la possibilité d'indiquer les particpants qui seront présents pour l'évenement.
La liste de participants peut inclure des personnes s'étant inscrites via le portail en ligne ou des personnes que vous ajoutez manuellement, comme des intervenants.
Si les participants s'inscrivent en ligne, un document Inscription à l'événement sera automatiquement généré et accessible depuis la liste de Liens de l'événement.

Description

Ajoutez ici une description pour expliquer en détail les informations à propos de votre événement. Vous pouvez ajouter les renseignements d'accès, de capacité, s'il y a des conditions pour participer à l'événement etc.

Inscription à un évenement

Lorsque vous créez un événement public, vous pouvez permettre les inscriptions en ligne.
Chaque inscription générera un document Inscription à un événement contenant les coordonnées de la personne qui s'est inscrite ainsi que le statut de son inscription (Confirmée / Annulée) Vous pouvez créer une inscription manuellement depuis le bureau de Dokos si vous ne souhaitez pas permettre les inscriptions en ligne.

Permettre les inscriptions en ligne

Si le type d'événement de votre événement est Public, une section Site web apparaît en haut.
Commencez par Publier votre événement pour le rendre visible sur le site web.
Vous avez la possibilité de définir différentes options de visibilité:

• Tous: Votre événement est visible à tous, utilisateurs connectés comme utilisateurs invités. Tout le monde peut y accéder depuis Internet.
• Rôle: Votre événement est visibile uniquement aux utilisateurs connectés ayant le rôle que vous avez choisi. Cette option est pratique pour publier des événements réservés à vos utilisateurs/clients.

Personnaliser le formulaire d'inscription

Sans personnalisations, le formulaire d'inscription demande les informations suivantes:

• Nom
• Prénom
• Adresse email
• Numéro de mobile

Dans un certain nombre de cas, vous voudrez collecter des informations additionnelles ou même un paiement une fois le formulaire rempli.
Il faut alors utiliser un formulaire web.

Utilisation d'un formulaire web

Un formulaire web est une version publique d'un formulaire (Type de document) de Dokos.
Il reprend les champs de son document référence, mais peut être personnalisé pour n'afficher que quelques champs publiquement.

Il faut donc que nous utilisions un formulaire associé au type de document Inscription à un événement pour qu'une fois rempli en ligne, une Inscription à un événement soit automatiquement créée.

Dans ce formulaire web, vous pouvez ajouter des champs provenant de votre document de référence (via le bouton Obtenir des champs) et éventuellement autoriser les paiements.

Une fois votre formulaire configuré, publiez-le pour l'activer.

Collecter un paiement lors de la réservation

Le formulaire web permet d'activer la collecte d'un paiement à la validation du formulaire par l'utilisateur.
Dans l'onglet Paiements, choisissez d'activer les paiements puis sélectionnez les options correspondants à votre usage:

• Vous pouvez récupérer le montant depuis un champ Montant de l'inscription présent dans la fiche de l'événement.
  Cela vous permet d'utiliser le même formulaire web pour tous vos événements, même si le montant associé à chaque événement est différent.
• Le type de paiement sera probablement Paiement immédiat dans la majorité des cas: les inscrits paieront uniquement leur inscription et leurs coordonnées de paiement n'ont pas besoin d'être enregistrées par la plateforme de paiement pour un paiement ultérieur.
  Il se peut cependant que certains événements ouvrent des droits supplémentaires qui nécessitent des paiements ultérieurs.
  Dans ce cas, l'option Paiement initial suivi de paiements automatiques peut être adaptée.

Flux d'inscription

Voici un exemple de flux d'inscription à un événement, avec paiement.